Was ist eigentlich DIN 5008?

Normen und Richtlinien umgeben uns überall – und es werden immer mehr. Aber brauchen wir die wirklich alle? Zugegeben, im Dschungel der gefühlt unendlichen Normen und Vorgaben kann man schon mal leicht den Überblick verlieren und nicht bei allen erschließt sich der Sinn auf den ersten Blick. So vielleicht auch bei der DIN 5008. Doch was regelt diese überhaupt?

Einfach ausgedrückt legt die DIN 5008 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest und gehört somit zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich. Die DIN 5008 wird auch gerne als Norm für den Geschäftsbrief bezeichnet. Dabei legt die DIN 5008 aber nicht die Inhalte, sondern nur die Form eines Geschäftsbriefs fest. Oder einfach ausgedrückt: Die DIN regelt nicht, was in einen Brief gehört – aber wie er aussehen sollte. Diese Normen sind nicht die zehn Gebote, sollten aber zumindest in ihren Grundzügen eingehalten werden. Welchen Schaden ein unprofessionell wirkender Geschäftsbrief – besonders bei einem Neukunden – anrichtet, kann sich wohl jeder vorstellen.

So reguliert die DIN beispielsweise, wie Abkürzungen verwendet werden sollten. Demnach ist bei Abkürzungen bestehend aus mehreren Buchstaben, die jeweils einen Punkt haben und für ein Wort stehen, zwischen den abgekürzten Wörtern jeweils ein Leerzeichen zu setzen (z. B., d. h., a. a. O.). Hingegen sollen Abkürzungen, die wie selbstständige Wörter oder buchstäblich gesprochen werden, ohne Punkt und in sich ohne Leerzeichen geschrieben werden (Pkw, UNESCO, FIFA). 

Ein weiterer Bereich, der von der DIN bestimmt wird, sind die Arten der Hervorhebungen im Text. Hier nennt die DIN folgende Arten der Hervorhebung: Einrücken, Unterstreichen, Zentrieren, Anführungszeichen, Wechsel der Schriftart, Wechsel der Schriftgröße, Fettschrift, Kursivschrift, Großbuchstaben und Farben. Dabei gilt es aber zu beachten, dass das Unterstreichen eher vermieden werden sollte. Stattdessen sollten der Wechsel der Schriftart und Schriftgröße zur Hervorhebung präferiert werden.

Diese eher allgemeinen Normen gelten für alle förmlichen Texte. Das Herzstück der DIN 5008 bilden aber die Bestimmungen für einen Geschäftsbrief. Dabei beantwortet die DIN die zentralen Fragen, die man sich vielleicht stellt, wenn man einen solchen Brief schreibt:

Wie gestaltet man das Anschriftfeld?

Das EDV-gerechte Anschriftenfeld ist 9-zeilig nach internationaler Normierung gestaltet: 3 Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone (ZVZ), 6 Zeilen für die Anschriftzone (AZ). Die oberste Zeile steht ca. 3,4 cm unterhalb des oberen Blattrandes. Leerzeilen innerhalb der Anschrift sind nicht vorgesehen. Alle Zusätze stehen unmittelbar über der Empfängeradresse, die grundsätzlich in der 4. Zeile beginnt.

Wohin kommen Telefonnummern, Datum und Geschäftsangaben?

Telefonnummer und Datum stehen rechts neben dem Anschriftfeld in der Bezugszeichen- bzw. der Kommunikationszeile. Das Datum wird numerisch (JJJJ-MM-TT) oder alphanumerisch (X. Dezember 20019) geschrieben. Geschäftsangaben - wie Handelsregistereintragung, Bankverbindung, E-Mail-Adressierung und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – finden sich gewöhnlich in der Fußzeile des Schreibens.

Wie formatiert man den Betreff?

Der Betreff in Form einer stichwortartigen Inhaltsangabe leitet den Textteil des Geschäftsbriefs ein, wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Er kann entweder durch Fettschrift und/oder durch Verwendung einer anderen Farbe hervorgehoben werden. Das Wort Betreff selbst wird nicht geschrieben. Unter dem Betreff bleiben zwei Zeilen frei.

Wie gestaltet man den Textteil? 

Der Textteil des Briefes beginnt mit der Anrede. Diese ist mit einer Leerzeile vom folgenden Text abzugrenzen. Der Text selbst wird einzeilig geschrieben und durch Absätze inhaltlich gegliedert. Der Gruß wird mit einer Zeile Abstand vom Text abgetrennt. Nach der Grußformel folgt mit einer weiteren Leerzeile Abstand die Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Behörde.