Keep it simple!

Pfui – eine Absage! Und das, obwohl du dir so viel Mühe mit der Gestaltung von Anschreiben und Lebenslauf gegeben hast. Warum ist das so?
 

Der Arbeitsmarkt ist heutzutage viel dynamischer als früher. In der Vergangenheit war es oft so, dass man in seiner Ausbildungsfirma bis zur Rente geblieben ist. Jobwechsel waren die Ausnahme. Heute sind sie eher die Regel. Der Kern der Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf und [Arbeits-]Zeugnisse) hat sich von seinem Grundprinzip nur unwesentlich verändert.
 

Gut, wie du sicherlich auch schon gemerkt hast, ist der Versand von Bewerbungsmappen jetzt der elektronischen Bewerbung per E-Mail oder Online-Portal gewichen. Deshalb muss auch die Gestaltung der Bewerbung an die neuen Gegebenheiten angepasst werden.
 

Bei Bewerbungsverfahren, die durch künstliche Intelligenz unterstützt werden, bekommt der Lebenslauf allerdings zusätzliche Bedeutung: Er ist der Gradmesser, ob alle erforderlichen Qualifikationen des Bewerbers vorhanden und die formalen Anforderungen erfüllt sind. Da hier aber emotionale Software am Werk ist, gibt es keinen Spielraum bei der Bewertung und Auswahl. Findet die KI die vorher definierten Schlüsselwörter nicht, bekommt der Bewerber automatisch eine Absage.
 

Für Personaler ist dieser Bewerbungsprozess praktisch: Kollege Computer leistet die aufwändige Vorarbeit. Das beschleunigt die Auswahl und spart Zeit. Am Ende bleiben nur noch Top-Kandidaten übrig, die der sogenannte CV-Parser durch seine Filter gelassen hat (wenn der denn richtig eingestellt sind). Für Bewerber stellt sich die Sache anders dar: Sie müssen mit der Bewerbung ab sofort Mensch UND Maschine überzeugen. Schon kleine Fehler und minimale Sünden können dafür sorgen, dass der Traumjob in weite Ferne rückt.

Was ist CV-Parsing?

Der Begriff setzt sich zusammen aus der Abkürzung „CV“, für die lateinische Bezeichnung des Lebenslaufs – „Curriculum Vitae“ – und „Parsing“, was englisch für Satz- oder Syntaxanalyse steht. CV-Parsing ist also eine Art Lebenslaufanalyse, bei der eingesendete Lebensläufe automatisch per Software in ein einheitlich strukturiertes Format umgewandelt werden. Egal, wie individuell oder originell Bewerber ihre Unterlagen auch gestalten: Am Ende steht bei diesem Verfahren immer dieselbe Form aus „nackten“ Fakten. Das macht die Lebensläufe unmittelbar vergleichbar und durchsuchbar. Mit dem CV-Parsing-Verfahren lassen sich sogar Profile in sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder Xing auswerten und anschließend vergleichen. So funktioniert beispielsweise auch die sogenannte One-Click-Bewerbung, bei der man nur den Link zu seinem Account angibt.

Das Procedere bedeutet eine enorme Zeitersparnis. Auf beiden Seiten. Die aufwendige Dateneingabe oder optisch ansprechende Gestaltung von Bewerbungsunterlagen entfällt. Bewerber können sich auf diesem Weg sogar bequem per Smartphone bewerben. Ein Klick genügt. Zugleich sollte jedem bewusst sein: Computer verzeihen nichts. CV-Parser arbeiten stumpf nach Vorgaben und Filtern. Fehlt eine wichtige Angabe, können sie etwas nicht „lesen“ oder erfassen, gibt es eine Lücke. Das Resultat ist oft dasselbe: durchgefallen, aussortiert, abgesagt. Entsprechend wichtig ist, dass Sie in Ihren Unterlagen, speziell im Lebenslauf, typische Fehler und Sünden unbedingt vermeiden. Sonst: Tschüss!
Diese Fehler solltest du bei einem parsingtauglichen Lebenslauf vermeiden.

Falsche Schriftart

Es gibt sogenannte websichere Schriften. Die werden identisch sowohl auf mac- als auch windowsbasierten Systemen angezeigt. Zu diesen Schriftarten zählen: Arial, Georgia, Century Gothic, Courier New, Impact, Lucida Sans, Tahoma, Times New Roman, Trebuchet und Verdana. Diese solltest du nach Möglichkeit bei einer digitalen Bewerbung nutzen. Mit anderen Schriftarten riskierst du sogenannte Interpretationsfehler.

Tabellen

Oftmals können CV-Parser Tabellen nicht korrekt verarbeiten. Das führt dazu, dass der enthaltene Text nicht korrekt übernommen wird. Ebenso kann dadurch die Gliederung durcheinandergebracht werden, weil zusätzliche Leerzeilen eingefügt werden. Versuche deshalb den Lebenslauf so einfach wie möglich zu gestalten. Kein aufwendiges Design. Das geht beim CV-Parsing ohnehin verloren.

Rahmen und Schattierungen

Optischer Schnickschnack kann das System ebenfalls behindern und stören. Vermeide daher extravagante Rahmen und Schattierungen. Bleibe einem einfachen und schlicht gestalteten Lebenslauf. Weniger ist hier definitiv mehr.

Grafiken

Auch wenn es visuell viel hermacht: Die Verwendung von Grafiken und Formaten wie GIF, JPG oder PNG, um im tabellarischen Lebenslauf besondere Kenntnisse oder Qualifikationen zu illustrieren, empfiehlt sich nicht. Beim CV-Parsing werden die Grafiken unter Umständen von der Software komplett ignoriert. Die enthaltene Information entfällt dann ersatzlos – und damit für dich womöglich wichtige Argumente und Alleinstellungsmerkmale.

Falsches Format

Das PDF-Dokument gilt zwar heute als Standard-Format in der Bewerbung, da die Formatierung auf jedem Endgerät erhalten bleibt. Beim CV-Parsing gibt es mit der Text-Extraktion aus PDF-Dateien jedoch immer wieder Probleme. Auf Nummer sicher gehen Bewerber, wenn Sie ein Word-Dokument (.docx) verwenden – und zwar NICHT in der neuesten Version, sondern einer älteren. Damit kommen dann auch ältere CV-Parser klar.

Sonderzeichen

Sonderzeichen können manchen Text optisch interessanter machen ➠ auch den Lebenslauf. Wie man hier sehen kann. ✓ Leider können die wenigsten CV-Parser damit umgehen. Sie ignorieren sie sogar oft. Aufzählungspunkte verstehen die meisten Programme noch, Pfeile aber oft schon nicht mehr. Richtig problematisch wird es bei Sonderzeichen wie € für EURO – etwa bei den Gehaltsvorstellungen. Um hier beim CV-Parsing wichtige Informationen nicht zu verlieren, solltest du auf Sonderzeichen generell verzichten.

Lückenlose Daten

Der Lebenslauf muss vor allem „lückenlos“ sein. Personaler kann man an diesem Punkt schon mal überlisten, Software nicht. Sie erwartet die die Angaben zum beruflichen Werdegang im Standard-Format: MM.JJJJ – MM.JJJJ – wobei „MM“ für Monat und „JJJJ“ für das Jahr steht. Damit keine Lücken im Lebenslauf entstehen, müssen die Monatsangaben aufeinander folgen. Wittert das Programm eine Lücke, wird diese entsprechend präsentiert. Versuchen Sie also alle Zeiträume lückenlos anzugeben und zu erklären.

Auch inhaltlich lassen sich einige Lebenslauf-Sünden begehen. Diese können ebenso zum Misserfolg und zur Absage führen. Vermeiden solltest du daher…

Unvollständige Kontaktdaten

Das Wichtigste zuerst: Deine persönlichen Daten dürfen keinesfalls fehlen. Vor allem Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Überdies bekommst du von vielen Online-Formularen nach dem Abschicken der Bewerbung eine sogenannte Bestätigungsmail. Falls nicht, könnten deine Daten Tippfehler enthalten haben – prüfen! Checke aber auch regelmäßig deinen Spam-Ordner. Manchmal landet die Antwort versehentlich dort.

Unklare Überschriften

Verwende für die einzelnen Abschnitte im Lebenslauf gängige Überschriften und Begriffe wie beispielsweise „Ausbildung“ oder „Berufserfahrung“. Überschriften in der Art „Was für mich spricht“, „Lebensstationen“ oder „Das mach mich aus“ versteht die Software nicht. Zudem sollten die Überschriften klar voneinander getrennt aufgelistet werden, damit der Parser erkennt, wo der eine Abschnitt endet und der neue Abschnitt beginnt.

Fehlende Keywords

Lies dir die Stellenanzeige gründlich durch und suche die Begriffe und Schlagwörter raus, die dort verwendet werden und dir wichtig erscheinen. Verwende diese anschließend auch in deinen Unterlagen. Keine Synonyme, keine Wortspielereien! Computer sind doof. Sie filtern Unterlagen nach exakt diesen Wörtern und machen daran fest, ob Kandidaten vorher festlegte Kriterien erfüllen.

Rechtschreibfehler

Vermeide unbedingt Rechtschreibfehler. Einem Personaler fällt ein Tippfehler vielleicht nur unangenehm auf. Aber eine Software erkennt dadurch möglicherweise deine Keywords nicht, wenn sie falsch geschrieben sind.

Fazit: In der heutigen Arbeitswelt müssen Bewerbungen sowohl Menschen als auch Maschinen überzeugen. Ein simpler Lebenslauf ohne Formatierungen und Fehler ist entscheidend, da Bewerbungssoftware stark formalisierte Informationen benötigt. Das CV-Parsing-Verfahren ermöglicht eine effiziente Analyse von Lebensläufen, erfordert jedoch eine präzise Gestaltung, um Fehler zu vermeiden. Klare Überschriften, richtige Keywords und vollständige Daten sind unerlässlich, während extravagante Designs vermieden werden sollten. Rechtschreibfehler und fehlende Informationen können dazu führen, dass Bewerbungen aussortiert werden.

Bis zum nächsten Mal, bleib fokussiert und bewerberglücklich!

Herzliche Grüße vom Bewerberglücklichmacher